想成为一个高效率的人,四个方法告诉你如何做好时间管理-好文-紫翠玉

想成为一个高效率的人,四个方法告诉你如何做好时间管理

想成为一个高效率的人,四个方法告诉你如何做好时间管理

最近我感觉很多时间都被浪费了。


 


一天下来感觉做了很多事情,但一复盘发现很多该做的事都没有去做。


 


所以特地看了很多关于时间管理的书和文章,总结下来这四个方法,也希望对你有帮助。


 


为了应对眼前的事情耗费了很多的精力,看不到未来,提不起干劲。


 


每天乱七八糟的杂事一堆一堆,根本没有时间去做自己想要做的事情,就想着等有时间再说吧。


 


上面这个场景大家应该都不会陌生吧。


 


其实不重要的事情永远没有尽头。


 


不将时间用在真正重要的事情上,反而浪费在不重要的事情上,就会一直出现时间不够用的情况。


 


所以你也就懂得合理安排时间、合理分配任务、懂得时间管理是多么的重要了。


 


我是最近才醒悟,算是醒悟的比较晚了。


 


下面将从时间利用形式、时间四象限、两小时高效工作、事项清单,这四个方面讲。


 


一、时间的利用形式


 


时间的利用形式有投资和消费之分。


 


所谓时间消费就是现有的时间利用虽然能提升幸福指数,但不能为将来的幸福助力,最终不能形成无形资产。


 


时间投资则是现在做的事对于未来是有益的。


 


拥有长期目标的人和对将来有所规划的人,不会消费眼前的时间。


 


而是将时间用于投资,将来就能得到回报。


 


所以我们应制定长期的人生目标、工作目标(人生规划、工作规划),以此来倒推短期安排。


 


所以我们不仅要关注日常的时间使用方式,还要在漫长的人生旅途中,保持时间消费和时间投资两者间的平衡。


 


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二、时间四象限


 


时间四象限,相信大家都不会陌生吧。


 


第一象限:不重要但紧急


 


这一象限的事件具有很大的欺骗性。


 


很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像附和别人期望的事、打牌三缺一等事件都并不重要。


 


这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据我们很多宝贵时间。


 


这些事情也是让我们每天都显得特别忙碌,可是一天下来又好像什么重要的事都没做的原因。


 


第二象限:重要且紧急


 


这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须优先处理。


 


第三象限:不重要也不紧急


 


大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性。


 


这种事情大多是在浪费我们宝贵的时间。


 


像是上网,打牌,玩游戏,偶然娱乐放松还行,但如果每天除工作、上班时间外的大部分时间都在玩,那时间太浪费时间了。


 


第四象限:重要但不紧急


 


这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是具有重大的影响。


 


这个象限的事,由于不紧急,就总是容易被我们忽略,一直拖着,直到它们变成了重要且紧急的事。


 


所以时间管理最重要的其实就是尽量把时间花在第四象限,也就是这些重要不紧急的事情上。


 


你要看到对你的生活、工作、事业真正重要的或者有战略性影响的事情。


 


知道时间四象限以后具体要怎么做呢?


 


1.优先解决重要且紧急的。


 


首先要有准确的判断能力,确定是既重要又紧急的事情,然后优先处理。


 


2.区分重要且紧急和不重要但紧急。


 


不重要但紧急对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。


 


也因为紧急所以无意识的就去做。


 


依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。


 


也就是按照自己的人生(工作)目标和人生(工作)规划来衡量这件事的重要性。


 


也可参照SMART原则中的相关性,目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。


 


如果实现了这个目标,但对其他的目标完全不相关,或者相关度很低,那这个目标即使被达到了,意义也不是很大。


 


如果它不重要就尽量别花时间,把琐事包给别人去做,或者集中一个时间处理.


 


而对于可去可不去又占用时间的活动,就要坚定地说谢谢,然后不要去。


 


如果不得不自己去做,尽量简明扼要,以结果为先,快速落地,不要在上面花费太多时间。


 


记住,正是因为做多了不重要的琐事,你才没有时间去做那些真正应该去做的重要的事。


 


3.投资重要但不紧急的事情。


 


因为不紧急所以有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。


 


所以投资它的回报才是最大的。


 


针对重要但不紧急的事情要安排进日程有计划地去做以及每天安排固定时间去做完一件重要的事。


 


它们有两类。一类是每天坚持的习惯,比如健身,读书等,最好是要有明确的执行步骤和方式。


 


第二类,是需要思考的问题,以及没有明确分解的任务。


 


这一类要通过安排碎片时间思考,对它们进行剖析,分解,并设定好具体的执行步骤和时间。


 


4.放弃第三象限既不重要也不紧急的琐事。


 


但它们往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进去而无法自拔。


 


例如,玩游戏、看娱乐视频等,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能达成结果。


 


所以不重要也不紧急的事情尽量不去做。


 


我们要懂得拒绝他人不合理的要求。在舍弃不重要的事的过程中,我们很难回避的,是需要对拒绝他人。


 


事实上我们每天有很多时间是被浪费在了无效社交上。


 


学会拒绝他人是必须学会的,不然你的时间会一直被安排,被浪费。


 


如果你总是无法拒绝别人,这里有个参考:


①   这个人对你重不重要


②   这件事对他重不重要


③   这件事发自内心愿不愿意做


④   想一想为什么做,为什么不做


 


这里还要说一下,什么是重要的?重要是什么意思?


 


重要是一个很模糊的概念,其实它真正的意思是价值和影响。


 


什么是有价值?


 


简单来说,如果一件事情,做完之后,能帮你增进经验、获得提升、收获回报,那就是有价值的。


 


否则,就是没有价值的。


 


那什么是影响呢?


 


就是这件事可以影响到人生(工作)规划,人生(工作)目标或者是其他的某一目标规划。


 


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三、两小时高效工作


 


 


用两个小时处理当天最紧急且重要的事,余下时间处理重要但不紧急的事,然后再处理次要的事情。


 


在生活和工作中,认清最重要的事(紧急且重要以及重要但不紧急的事),以及明确必须做和非必须做的。


 


集中注意力,提高工作效率,为自己创造出更多的自由时间。


 


然后把空余出来的这个时间用于自我投资,让自己不断成长,能力进一步提升,在收获成功的同时还能创造出更多的时间。


 


这才是时间的真正利用。


 


以专注力为中心对时间分配。


 


根据脑科学的理论在头脑机能最高的时间段,做最适合的工作,可以将工作效率提高到原来的两倍,甚至更高。


 


也就是状态好的时候更适合做更为复杂的工作,工作效率也更高。


 


我们每天所做的日常工作,大体上可以分为两种:一种是需要高度专注力的工作;另一种则不需要太强的专注力。


 


要在专注力高的时间段,做需要高度专注力的工作。


 


换句话说,就是在什么样的时间段,给自己安排什么样的工作。


 


什么样的时间段就做什么样的工作。


 


只要根据时间段的特点合理安排工作,做好计划,工作效率就能翻倍,甚至更高。


 


那么状态好的时候可以做复杂的工作,状态不好时就做一些简单的、琐碎的事。


 


四、事项清单


 


高效的清单将协助你有计划有规划 有条理的工作和生活。


 


清单主要作用就是防止遗忘、掌控进程、合理安排时间、合理分配任务、管理时间。


 


清单又分为3类:


 


1.代办事项清单(执行清单):简单的,只需要去做,去完成,不需要太多思考。


 


2.聚焦清单:复杂的,需要思考的。


3.成就感清单(奖励清单):无须动脑,无时间限制,例如查找资源,完成后会有成就感。


 


执行清单一般是要做的事,也就是我们常说的代办事项清单,如果事物复杂我们就需要将他细化再写上去。


 


人其实是喜欢新鲜感的,事做久了大脑就会喜新厌旧,也会产生疲惫感,这时就可以切换成聚焦清单,去思考,去做其他的事情。


 


比如没有思考完的问题,正在研究的书籍或事物等。


 


成就感清单则是让大脑和身体方式的,比如听听歌、看看书、找找资源等。


 


要注意列清单时一定要是具体的、有目标的、可达到的、可执行的、可衡量的、有行动时间、截止时间、有大致步骤或大致思路的。


 


不然就会使我们的大脑产生这么一个潜意识:这是一个复杂的任务,我没法立刻行动,我需要先理清思路。


 


这就导致了,我们去完成它的动力被减弱,而阻力却得到了提升了。


 


实际上,我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的,我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情,而排斥复杂的、需要大量投入的事情。


 


所以,要细分每一条任务及每一条任务再细分,不但要分拆到最小的操作步骤,还要明确我要做什么。


 


反正就是写得越具体越好,包括数量,目的,关键词,等等。


 


这样的好处是什么呢?当我们看到这条任务的时候,就会立刻去执行,没有拖延。


 


也就完全排除了大脑产生这个任务很复杂,先做简单的吧这种念头的机会。


 


那如何控制自己的念头的?很简单,就是专注在执行上,不给它分心的机会。


 


其实,在生活中、工作中可以用清单的方式去把代办事项列出来。


 


大家是不是经常会有这样一种感受呢:我这一天怎么感觉什么都没做呢,时间都花在哪里了呢?


 


这其实就是我们不知道在什么时间我们做了什么事。


 


那如何才能知道我们一天做了什么事呢?


 


如何让时间得到更好的利用呢?


 


这就需要用到一个时间管理表。他是与代办事项清单相辅相成的。


 


在什么时间做了什么事,最好都记录下来做成时间表。


 


可以记录在手机的备忘录或者用专门的笔记APP记录。


 


这样就知道每天的时间花在了哪里,做什么事花了多长时间,然后复盘,总结及反思。


 


了解了待办事项清单和时间管理表,那具体要怎么做呢?


 


可以每天早上花10到20分钟列出今日的代办事项清单。


 


然后每天有意识的记录时间表,记录每个时间点做了什么事。


 


那么我们就可以每天根据清单和时间表对昨天做一个总结、复盘和反思。


 


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最后总结一下,时间是非常稀缺和宝贵的资源,不能浪费。


 


那我们应该怎么做才不会浪费呢?


 


首先我们要有一个长远的人生目标(工作目标)和人生规划(工作规划),来倒推短期安排。


 


而后用时间四象限划将事物做下划分。


 


然后每天用3个清单列出事项,并且根据两小时的高效工作里说的用两个小时处理当天最紧急且重要的事,余下时间处理重要但不紧急的事,然后再处理次要的事情。


 


最后将事项清单与时间管理表结合,把每天在什么时间做了什么事记录下来,进行复盘、总结、反思。


 

文:公众号, 老陈的深度思考

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